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¿Qué es y qué tareas hace un Office Manager?

office manager

El mercado laboral y los modelos de negocio están en constante evolución y cambio. En este contexto, aparecen nuevos puestos de trabajo que antes no existían. Ese es el caso del Office Manager, un perfil parecido al del Auxiliar Administrativo que ahora se ha modernizado y adopta un papel más proactivo, es capaz de tomar decisiones de manera unilateral y su sueldo y reconocimiento dentro de la empresa se ha incrementando notablemente, ¿quieres saber más sobre este perfil profesional? ¿Sigue leyendo!  

¿Qué es un Office Manager?

Un Office Manager es la persona encargada de que la oficina funcione adecuadamente. Carga el tonel de tinta en la impresora, envía un paquete por mensajería, atiende las llamadas, organiza las comidas y viajes de empresa, etc. En definitiva, se encarga de facilitarle a los demás empleados de la empresa su trabajo para que estén cómodos y puedan desempeñar sus tareas de manera eficaz.

Este perfil surge cuando las empresas, principalmente las compañías de mayor tamaño, comienzan a priorizar el bienestar de su equipo de trabajo y pone a su disposición una persona que les hará más fácil su día a día en la oficina.

¿Qué tareas hace un Office Manager dentro de una empresa?

El Office Manager no se encarga únicamente de una tarea, sino que asume muchas labores de diferente índole, veamos las principales:

1. Atiende las visitas y el teléfono

Cuando estás concentrado en una tarea, resulta muy incomodo que el teléfono no deje de sonar y nadie lo atienda. Sin embargo, esto no ocurre si hay un Office Manager en la oficina. Atenderá el teléfono, cogerá la correspondencia, recibirá a las visitas… En definitiva, es la primera persona con la que se comunicarán los que desean contactar con la empresa y con quien tendrán su primera toma de contacto.

2. Mantenimiento de la oficina

Vas a imprimir un archivo y la fotocopiadora se ha quedado sin tinta otra vez… Esto tampoco ocurriría si en plantilla hay un Office Manager, ya que esta persona se encarga de que en la oficina nunca falte de nada y todo funcione perfectamente. Si algo se ha estropeado, también lo mandará al servicio técnico. Además supervisa las tareas de mantenimiento y de limpieza, de manera que controla los horarios de entrada y de salida del personal de limpieza, la ejecución correcta de sus tareas, etc.

3. Gestiona viajes y eventos

Si tienes que viajar a otra ciudad la próxima semana por un tema laboral, coméntalo con el/la Office Manager para que reserve vuelos, restaurantes, hoteles y desplazamientos.

Lo mismo ocurre si la empresa organiza una comida con clientes o un evento, el/la Office Manager también se encargará de los viajes de los invitados y coordinará con ellos todas las reservas (vuelos, hoteles, restaurantes, etc.) para que se sientan cómodos y bien atendidos. En el caso de que haya una incidencia, también será la persona responsable de solucionar cualquier imprevisto (comprar nuevos vuelos, cambiar de hora la reserva en un restaurante, etc.).

4. Ayuda a los demás

Cuando tengas un problema con un compañero, algún tema personal que te impida realizar tu trabajo de la manera habitual… Coméntalo con el Office Manager. Es una figura que cuenta con un gran reconocimiento dentro de la empresa y tiene contacto directo tanto con la Dirección como con el Departamento de Recursos Humanos. De modo que se encargará de informar de tus problemas y necesidades para que sean analizadas por quien corresponda y puedan ser atendidas.

¿Quieres trabajar como Office Manager?

Este perfil se está comenzando a demandar en las grandes empresas. Para encontrar empleo de Office Manager, lo primero que tienes que hacer es cerciorarte de que cumples con los requisitos del puesto, que son:

Dotes comunicativas

El Office Manager es la persona encargada de la primera toma de contacto entre la empresa y el resto del mundo. Por ese motivo, si deseas trabajar como Office Manager debes ser capaz de comunicarte de manera adecuada con cualquier persona externa a empresa: clientes, proveedores, mensajeros, etc.

Capaz de hacer diversas tareas y mantener el estrés bajo control

El Office Manager realiza tareas de diferente índole  y estas pueden coincidir en el tiempo, de manera que es importante que seas una persona capaz de controlar el estrés y solucionar todos los problemas que surjan en el día a día de una oficina.

Un carácter amable y servicial

Si deseas trabajar como Office Manager es importante que tengas una actitud adecuada. Te sumará muchos puntos que seas una persona servicial y amable tanto con tus compañeros como con las personas externas a la empresa. Debes saber ponerte en el lugar de los demás y mantener una posición cercana con todo el equipo y los clientes. La labor que realiza el Office Manager se basa principalmente en entablar y mantener una relación de confianza y eso es más importante para hacer bien este trabajo que la formación y los estudios.

Ahora que ya lo sabes todo sobre el Office Manager, si te interesa trabajar como Office Manager permanece atento a nuestras ofertas de empleo porque en los próximos años irá creciendo notablemente la demanda de este perfil profesional.

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