Detalles del puesto

Administrative Assistant & Office Manager (C2 English level)

Tempotel
Madrid
Indefinido
Categoría : Office Manager Salario : € Experiencia(s) :  Año Duración : Fecha : 15/06/2022

Información

From Tempotel (Telefónica), we are looking for an experienced Administrative Assistant and Office Manager to work in an important innovation consultancy.

FUNCIONES

Assist in project proposal preparation by retrieving partners' administrative information, budgets, setting up any required meetings or presentations.

Assist in project financial reporting.

Assist with the preparation and dully retrieval of internal accountancy, travel forms, other record keeping documents, and/or its association to externally funded projects.

Support the CEOs on the preparation of quotations for clients and follow ups, sending and receiving signed project, clients, and staff contracts.

Define procedures for the preservation, protection, retrieval, transfer, and disposal of office records. E.g., taking note of the vacations/days off/medical leaves of the staff, take team meeting minutes (rotating with other members of the staff) etc.

Assure invoices of internal expenditures are dully retrieved.

Complete and keep up to date databases.

Review and update company templates for contracts, quotations, NDAs, etc.

Support communication tasks when needed. For example, in the preparation of the newsletter, social networks, blog posts preparation, etc.

Maintain & track stock of office supplies (from notebooks to printer´s ink) & of services provided (cleaning...etc).

Plan and implement office operations, procedures, systems, layouts, and equipment procurement.

Directly manage a budget for office supplies and other errands.

Supervise the office condition and arrange repairs if needed.

Similar potential functions.

REQUISITOS

English & Spanish C2 level (proficiency) is MANDATORY, both oral and written. Refrain from applying if you do not fulfil this requirement!

Proven experience as an office manager, and/or administrative assistant.

Solid background in business administration and accountancy.

Knowledge of office administrator responsibilities and procedures.

Proficiency in MS Office (MS TEAMS and Excel, Word, and Outlook, in particular).

Excellent written and verbal communication skills.

Able to work independently with little supervision.

Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.

Attention to detail and problem-solving skills.

Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.

CONDICIONES

Indefinite contract.

Full time. M-T flexibility and Friday intensive day.

Hybrid mode. Two days in office, and three of your choise.

APLICAR A ESTE PUESTO

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INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS
Responsable
Tempotel ETT SAU
Finalidad
Gestión y valoración de los datos recibidos para acceder al proceso final de selección y gestión de la contratación en caso de que se produzca.
Legitimación
Consentimiento del interesado
Destinatario
Empresas Cliente
Transf. Intern.
No se realizan transferencias internacionales
Derechos de los interesados
A retirar su consentimiento en cualquier momento, a oponerse al tratamiento, a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Información Adicional
Puede consultar la información adicional y detallada en esta web en el apartado "aviso legal"
 

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