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Administrative Assistant & Office Manager (C2 English level)
Administrative Assistant & Office Manager (C2 English level)
Localización: Madrid
Estado del trabajo: Abierto

Fecha:

Categoría: Office Manager

INFORMACIÓN

From Tempotel (Telefónica), we are looking for an experienced Administrative Assistant and Office Manager to work in an important innovation consultancy.
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FUNCIONES

  • Assist in project proposal preparation by retrieving partners' administrative information, budgets, setting up any required meetings or presentations.
  • Assist in project financial reporting.
  • Assist with the preparation and dully retrieval of internal accountancy, travel forms, other record keeping documents, and/or its association to externally funded projects.
  • Support the CEOs on the preparation of quotations for clients and follow ups, sending and receiving signed project, clients, and staff contracts.
  • Define procedures for the preservation, protection, retrieval, transfer, and disposal of office records. E.g., taking note of the vacations/days off/medical leaves of the staff, take team meeting minutes (rotating with other members of the staff) etc.
  • Assure invoices of internal expenditures are dully retrieved.
  • Complete and keep up to date databases.
  • Review and update company templates for contracts, quotations, NDAs, etc.
  • Support communication tasks when needed. For example, in the preparation of the newsletter, social networks, blog posts preparation, etc.
  • Maintain & track stock of office supplies (from notebooks to printer´s ink) & of services provided (cleaning...etc).
  • Plan and implement office operations, procedures, systems, layouts, and equipment procurement.
  • Directly manage a budget for office supplies and other errands.
  • Supervise the office condition and arrange repairs if needed.
  • Similar potential functions.

REQUISITOS

  • English & Spanish C2 level (proficiency) is MANDATORY, both oral and written. Refrain from applying if you do not fulfil this requirement!
  • Proven experience as an office manager, and/or administrative assistant.
  • Solid background in business administration and accountancy.
  • Knowledge of office administrator responsibilities and procedures.
  • Proficiency in MS Office (MS TEAMS and Excel, Word, and Outlook, in particular).
  • Excellent written and verbal communication skills.
  • Able to work independently with little supervision.
  • Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work.
  • Attention to detail and problem-solving skills.
  • Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.

CONDICIONES

  • Indefinite contract.
  • Full time. M-T flexibility and Friday intensive day.
  • Hybrid mode. Two days in office, and three of your choise.

APLICAR A ESTE PUESTO

Es obligatorio rellenar todos los campos marcados como requeridos para poder enviar la inscripción en la oferta y dar una respuesta a su solicitud. Por favor revise también que ha aceptado las condiciones legales que aparecen debajo del cuadro sobre “Información Básica sobre Protección de Datos”, gracias.

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INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

Responsable: Tempotel ETT SAU.

Finalidad: Gestión y valoración de los datos recibidos para acceder al proceso final de selección y gestión de la contratación en caso de que se produzca.

Legitimación: Consentimiento del interesado.

Destinatario: Empresas Cliente.

Transf. Intern.: No se realizan transferencias internacionales.

Derechos de los interesados: A retirar su consentimiento en cualquier momento, a oponerse al tratamiento, a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.

Información Adicional: Puede consultar la información adicional y detallada en esta web en el apartado “aviso legal”.

CONTACTO
Distrito Telefónica, Ronda de la Comunicación, s/n,
28050 Madrid

Tel. 91 598 90 00
e-mail. tempotel@telefonica.com

AGENCIA DE COLOCACIÓN
Nº Aut.: 1300000012

EMPRESA DE TRABAJO TEMPORAL
Nº Aut. Adva.: 28/0105/96